Clave 08.2 Administración en el Catálogo Nacional de Ocupaciones

Actividades de esta clave

Las labores de gestión y administración se centran en la captura de datos, la gestión documental y el apoyo logístico directo en los procesos internos de empresas e instituciones. Esto incluye desde la recepción y atención al público de forma presencial o telefónica, abarcando también la ejecución especializada para clasificar archivos, organizar agendas, transcripción taquigráfica y ofrecer asistencia ejecutiva destinada a garantizar la eficiencia y el soporte continuo en la operación general de oficina.

¿Qué puestos de trabajo abarca esta ocupación?

Si el entorno operativo del colaborador al que le estás tramitando el Formato DC-3 exige funciones relacionadas con la digitalización y captura de registros, la organización de expedientes físicos, o la operación de equipo de oficina para el manejo de correspondencia y atención a clientes, la clave STPS sugerida para el documento DC3 es la 08.2

Los puestos pueden ser iguales o semejantes a:

• Secretaria (y/o Asistente ejecutiva): Trabajadora que elabora documentos, oficios y correspondencia, además de atender llamadas, organizar agendas, concertar citas y recibir a los visitantes.
• Auxiliar administrativo (o de oficina): Empleado de apoyo que realiza trámites internos, cotejo de datos, integración de expedientes y otras tareas rutinarias en la operación general de la oficina.
• Trabajador en archivo y correspondencia (Archivista): Empleado encargado de recibir, clasificar, ordenar, intercalar y archivar sistemáticamente documentos, expedientes y registros físicos.
• Capturista de datos: Operador especializado en ingresar, digitalizar y actualizar textos, cifras, nombres y códigos en sistemas informáticos y bases de datos institucionales.
• Recepcionista: Personal que atiende directamente al público o clientes de forma presencial para orientar, proporcionar información, aclarar dudas y canalizar a las personas al área correspondiente.
• Operador de máquinas de oficina: Trabajador enfocado exclusivamente en la operación de equipos fotocopiadores, mimeógrafos, impresoras y máquinas para el tratamiento o duplicación de textos.
• Mecanógrafo y taquígrafo (o Estenógrafo): Especialista dedicado a la toma rápida de dictados mediante taquigrafía o estenografía y a la transcripción precisa de registros u otros documentos oficiales.
• Telefonista (Operador de conmutador): Empleado responsable de operar las líneas telefónicas, establecer la comunicación interna o externa, atender solicitudes de información y registrar mensajes telefónicos.

Ejemplos: Cómo llenar el formato DC-3 para 08.2 Administración

Para facilitar tu registro normativo, te presentamos 3 escenarios comunes de cómo asentar los datos de Ocupación Específica, Clave STPS y el Puesto real en tu documento DC-3, según el rol que desempeñe el personal en corporativos empresariales, oficinas gubernamentales, recepciones corporativas o centros de atención y archivo logístico:

Ejemplo 1: Puesto Operativo

• Contexto: Recomendado para el personal de apoyo que ejecuta labores fundamentales de soporte de oficina, como digitalizar información, realizar el cotejo de datos, operar conmutadores o archivar correspondencia física.
• Ocupación Específica (del catálogo): Administración
• Clave STPS (del catálogo): 08.2
• Puesto del trabajador (en la empresa donde labora): Auxiliar administrativo

Ejemplo 2: Puesto de supervisión o Mando medio

• Contexto: Se aplica para los encargados de organizar el flujo de documentación de la oficina, gestionar la logística de citas departamentales y verificar de manera directa el cumplimiento de procedimientos en el área de recepción y soporte.
• Ocupación Específica (del catálogo): Administración
• Clave STPS (del catálogo): 08.2
• Puesto del trabajador (en la empresa donde labora): Coordinador de atención en recepción

Ejemplo 3: Personal Especializado

• Contexto: Útil para perfiles con un alto grado de destreza técnica en el manejo de ofimática dedicados a la asistencia de alta dirección, transcripción estenográfica, traducción de documentos o la gestión expedita de agendas ejecutivas.
• Ocupación Específica (del catálogo): Administración
• Clave STPS (del catálogo): 08.2
• Puesto del trabajador (en la empresa donde labora): Asistente ejecutiva bilingüe

¿Qué empresas deben utilizar la Clave 08.2 en sus formatos DC-3?

De acuerdo con el ordenamiento de las clasificaciones ocupacionales y la normatividad de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), el rubro de Administración agrupa las competencias enfocadas en el apoyo administrativo, la captura de datos, la gestión de archivos, el manejo de información y la asistencia logística en procesos internos de oficina. Por consiguiente, aunque el soporte administrativo es una función transversal requerida en la gran mayoría de los centros de trabajo, las entidades económicas y organizaciones obligadas primordialmente a encuadrar a su personal dentro de esta área para el correcto registro y expedición de sus Constancias de Competencias o de Habilidades Laborales (formatos DC-3) son aquellas cuyo giro comercial o institucional pertenece a la prestación de servicios corporativos, consultoría, gestoría documental y administración de capital humano en los sectores público y privado.

Las empresas, industrias y negocios obligados a utilizar esta área para sus registros son:

• Despachos contables, fiscales y administrativos: Firmas y entidades especializadas en la elaboración de reportes, el soporte operativo, el cotejo de datos y el control sistemático de documentos y archivos institucionales para empresas de terceros.
• Agencias de reclutamiento y servicios de recursos humanos: Organizaciones proveedoras de servicios orientadas a la administración de capital humano, encargadas de la gestión de nóminas, integración de expedientes de personal, aplicación de encuestas y trámites internos de contratación.
• Corporativos multisectoriales y oficinas de representación: Sedes centrales y corporativas responsables de concentrar las labores de captura de datos, recepción, operación de conmutadores telefónicos y asistencia ejecutiva integral para respaldar las operaciones de toda su red de sucursales.
• Empresas de servicios de consultoría y gestoría: Entidades de negocios enfocadas en la realización de trámites corporativos, organización de correspondencia, digitalización y procesamiento electrónico de información, brindando apoyo logístico continuo.
• Departamentos administrativos de instituciones públicas o privadas: Áreas operativas indispensables para el funcionamiento transversal en sectores clave (como dependencias gubernamentales, servicios de salud, educación, finanzas o justicia), las cuales exigen un control estricto de expedientes, atención al público y orientación en ventanilla.

Otras formas de buscar y relacionar la Clave 08.2

Áreas de trabajo comunes relacionadas a esta ocupación:

archivo clínico institucional, archivo de concentración corporativo, área de recepción corporativa, departamento de recursos humanos y capital humano, centro de fotocopiado e impresión de oficina, conmutador telefónico y mesa de control, sala de juntas directiva, ventanilla única de atención ciudadana, módulo de información y orientación, centro de servicios compartidos corporativos, jefatura de operaciones administrativas, coordinación de servicios generales, departamento de nóminas y prestaciones, gerencia de compras y adquisiciones corporativas, oficialía de partes y gestión documental, oficina de planeación estratégica, dirección de finanzas y contabilidad, módulo de recepción de proveedores, secretaría técnica de dirección, área de control de viáticos y gastos de representación

Ejemplos de uso en el DC-3

• Para aquellas funciones desempeñadas directamente en un departamento de recursos humanos y capital humano o archivo de concentración corporativo, una alternativa sugerida para el registro de su constancia es la clave 08.2 Administración dentro del apartado de Ocupación específica.
• Si el entorno operativo del trabajador es una oficialía de partes y gestión documental o coordinación de servicios generales, podrías considerar el uso de la clave 08.2 Administración para cumplir con los requisitos técnicos de su formato DC-3.
• En los casos donde el centro de labores sea un centro de servicios compartidos corporativos o ventanilla única de atención ciudadana, se sugiere evaluar la clave 08.2 Administración como la opción más afín dentro del catálogo de referencia para completar el documento.

Puestos formales afines a esta ocupación:

secretaria ejecutiva bilingüe, capturista de datos alfanuméricos, telefonista de conmutador multilínea, recepcionista con funciones administrativas, técnico en archivonomía documental, asistente de dirección corporativa, analista de nómina corporativa, taquígrafo estenógrafo de asamblea, operador de fotocopiadora y equipos de oficina, gestor de cobranza administrativa, auxiliar administrativo contable, coordinador de recursos materiales y servicios generales, jefe de oficina y control de gestión, técnico en administración de recursos humanos, administrador de bases de datos de personal, supervisor de archivo y correspondencia, gerente de operaciones administrativas, analista de planeación y control presupuestal, asistente de gerencia general, especialista en gestión documental y digitalización

Ejemplos de uso en el DC-3

• Si el puesto oficial registrado en la nómina corporativa es el de capturista de datos alfanuméricos, una alternativa recomendada para completar su formato DC-3 es la clave 08.2 Administración dentro de las categorías estandarizadas de la STPS.
• Para posiciones enfocadas en el soporte ejecutivo, manejo de expedientes y control del flujo de información, como el técnico en archivonomía documental, resulta procedente seleccionar la clave 08.2 Administración como la opción que define de manera óptima su sector de desempeño.
• Tratándose de jerarquías de mando, coordinación de áreas o dirección de servicios internos, tal como un gerente de operaciones administrativas, se recomienda utilizar la clave 08.2 Administración para asentar con precisión la ocupación principal en la constancia de habilidades laborales.

Nombres comunes y coloquiales de puestos de trabajo relacionados con esta ocupación:

la secre, asistente de la dirección, el muchacho de las copias, chica de la recepción, señorita del conmutador, organizador de expedientes, el saca copias, capturista de información de oficina, el chícharo de oficina, secretaria de gerencia, oficinista de escritorio, encargado del archivo muerto, el de los oficios, asistente de papeleos internos, auxiliar de papeleo, el milusos de la oficina, la muchacha de recepción, el archivista, el tramitador, el de la engargoladora

Ejemplos de uso en el DC-3

• Cuando en el sitio de trabajo o en las instalaciones corporativas se le identifique comúnmente al trabajador como la secre o el saca copias, una opción funcional para asentar en el formato DC-3 es la clave 08.2 Administración.
• Para el personal operativo reconocido ordinariamente en despachos, oficinas gubernamentales o corporativos como el de los oficios o encargado del archivo muerto, es posible utilizar la clave 08.2 Administración como referencia técnica en el apartado de Ocupación específica.
• En los casos donde la labor del colaborador sea conocida a nivel de recepción, atención telefónica o apoyo general bajo el término popular de el chícharo de oficina o señorita del conmutador, se sugiere aplicar la clave 08.2 Administración al integrar la información de su constancia de competencias laborales.

Actividades y tareas principales que un trabajador realiza y que se puede relacionar con esta ocupación:

transcribir dictados mediante taquigrafía, operar conmutador telefónico multilínea, capturar datos en software de oficina o ERP, archivar expedientes físicos y digitales, operar máquinas fotocopiadoras institucionales, digitalizar documentos corporativos, gestionar agendas de dirección, clasificar correspondencia institucional, recibir y canalizar visitantes en corporativo, cotejar bases de datos administrativas, redactar oficios y minutas de reuniones, tramitar viáticos y comprobaciones de gastos, administrar el inventario de papelería y suministros, coordinar la logística de juntas directivas, depurar archivos inactivos de recursos humanos, emitir facturas y notas de crédito en portales fiscales, procesar requisiciones de compra internas, brindar soporte administrativo a gerencias operativas, actualizar directorios de contactos corporativos, monitorear correos electrónicos institucionales

Ejemplos de uso en el DC-3

• En entornos de oficinas corporativas, dependencias gubernamentales o centros de atención donde la función principal u operativa de soporte directo sea archivar expedientes físicos y digitales o capturar datos en software de oficina o ERP, se sugiere relacionar esta labor de gestión documental con la clave 08.2 Administración al asentar los datos de la capacitación en el formato.
• Cuando el quehacer diario de control, seguimiento institucional y asistencia ejecutiva se centre en gestionar agendas de dirección o coordinar la logística de juntas directivas, es plenamente válido considerar la clave 08.2 Administración como el identificador normativo pertinente dentro del Catálogo Nacional de Ocupaciones.
• Para el personal encargado de labores de integridad de información, depuración de registros o aseguramiento de estándares organizacionales, con tareas como cotejar bases de datos administrativas o depurar archivos inactivos de recursos humanos, resulta una práctica recomendada emplear la clave 08.2 Administración para respaldar su pericia y actualización en buenas prácticas operativas dentro de la constancia DC-3.

¿Aún no estás seguro? Recuerda que lo importante es la semejanza

Entendemos a fondo la inmensa magnitud y la complejidad de que el sector de gestión y soporte administrativo en México conforma un entorno corporativo y de negocios enormemente diverso, el cual abarca desde la asistencia básica de oficina en empresas familiares hasta la gerencia estratégica, control financiero y coordinación de procesos en grandes corporativos transnacionales, por lo que resulta sumamente común que el nombre del cargo interno o la categoría oficial plasmada en la nómina de tus auxiliares, coordinadores y administradores de área no concuerde de manera idéntica dentro de este catálogo gubernamental.

Ten presente en todo momento que este instrumento de la STPS funciona como un marco de clasificación general y de ninguna manera debe constituir una barrera burocrática para la emisión de tus constancias de capacitación. Si las rutinas de análisis de datos, revisión contable, organización de minutas, optimización de recursos o supervisión de personal que tu equipo de trabajo lleva a cabo jornada tras jornada muestran una afinidad lógica con las descripciones previamente detalladas, puedes registrar el expediente bajo la ocupación específica 08.2 Administración con absoluta seguridad y el correcto aval jurídico ante cualquier autoridad de inspección laboral.

Esta información está basada en el documento Clasificación Mexicana de Ocupaciones, (CMO) - Histórica Volumen I del INEGI [fuente 1] y en el documento Sistema Nacional de Clasificación de Ocupaciones 2019 (SINCO) [fuente 2]

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