DC4: Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales

El DC4 es un documento que permite a los patrones de empresas presentar a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social las listas de las constancias de habilidades laborales (DC-3) que han expedido a sus trabajadores.

Básicamente el DC4 ayuda a las empresas a presentar las constancias DC3 de sus trabajadores para demostrar que ha capacitado a su plantilla de colaboradores en un periodo determinado.

Descargas gratuitas

¿Qué es un DC4?

Un DC-4, conocido como la Lista de Constancias de Competencias o de Habilidades Laborales, es un documento informativo mediante el cual las empresas notifican a la STPS sobre la capacitación otorgada a su personal.

¿Para qué sirve el DC4?

El DC4 sirve para:

• La presentación del DC-4 es un trámite que los patrones de las empresas deben realizar para dar cumplimiento a sus obligaciones en materia de capacitación, adiestramiento y productividad.
• Registrar y controlar las constancias de competencias o de habilidades laborales (DC-3) expedidas a los trabajadores.
• También sirve para informar a la STPS sobre la lista de constancias (DC-3) emitidas de forma anual dentro de la empresa.
• La información proporcionada a través del DC-4 le sirve a la Secretaría para generar estadísticas nacionales sobre la capacitación y adiestramiento en México.
• El DC4 sirve a las empresas para presentar esta información en caso de una visita de inspección por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

En el artículo 1 del "Acuerdo por el que se modifican los formatos DC-4 y DC-5 del Acuerdo por el que se dan a conocer los criterios administrativos, requisitos y formatos para realizar los trámites y solicitar los servicios en materia de capacitación, adiestramiento y productividad de los trabajadores, publicado el 14 de junio de 2013" publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de diciembre del 2015, es donde se especifica el uso y función del DC-4.

Importancia del DC4 para Empresas y trabajadores

El DC-4 es un documento muy importante para las empresas, ya que por medio él se permite dar a conocer a la STPS sobre la capacitación que se le ha dado a sus colaboradores. Así mismo, también se vuelve importante para los trabajadores, ya que ayuda a garantizar que la empresa donde laboran se ocupa por su desarrollo profesional a través de la capacitación formal.

Importancia para las empresas:

• Permite a las empresas cumplir con la obligación legal de informar a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) sobre la capacitación proporcionada a sus trabajadores y las constancias de habilidades laborales (DC-3) que se han expedido.
• Facilita el registro y control por parte de la STPS de las constancias de competencias (DC-3) que la empresa ha otorgado a sus empleados.
• Sirve como el documento oficial para presentar las listas de constancias ante la STPS, ya sea de forma electrónica o presencial (dependiendo del número de trabajadores), lo cual es un trámite requerido por la autoridad laboral.
• Proporciona a la empresa un acuse de recibo por parte de la STPS, el cual puede ser requerido durante inspecciones para demostrar el cumplimiento de las normativas en materia de capacitación.

Importancia para los Trabajadores:

• Protección del derecho a la capacitación: Al ser una obligación legal reportar las listas DC4, se garantiza que el patrón cumpla con su deber constitucional de proporcionar capacitación que permita al trabajador elevar su nivel de vida y productividad.
• Garantía de legalidad: Asegura que los cursos recibidos y aprobados por el trabajador, queden asentados en un registro público bajo el control de la STPS, evitando que la capacitación sea meramente informal o de papel.
• Certidumbre de habilidades laborales: Proporciona un respaldo informativo oficial sobre las habilidades adquiridas por el trabajador, las cuales son rastreables y verificables por la autoridad laboral.
• Requisito para futuros instructores: Si un trabajador desea registrarse posteriormente como Agente Capacitador Externo (ACE), sus constancias DC3 solo serán válidas para acreditar su conocimiento si la empresa donde laboraba las registró en el sistema SIRCE.

Uso del DC4 STPS: ¿Quiénes deben presentar el DC-4?

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo (LFT) y los criterios administrativos de la STPS, los encargados y facultados para generar y presentar el Formato DC-4 (Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales) son los siguientes:

• El Patrón o la Empresa
• El Representante Legal
• La Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad

El patrón o la empresa

Las empresas o patrones son los principales obligados y facultados para enviar a la STPS la información relativa a las constancias (DC-3) expedidas a sus trabajadores para su registro y control. Esta es una obligación legal que debe cumplirse dentro de los 60 días hábiles posteriores al término de cada año del plan y programa de capacitación.

El representante legal

El representante legal de la empresa es la persona física facultada para firmar el formato DC-4 y realizar el trámite administrativo, ya sea de forma presencial o electrónica. Él es responsable de declarar, bajo protesta de decir verdad, que la información presentada es verídica.

Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad

En empresas con más de 50 trabajadores, esta comisión (integrada de forma bipartita y paritaria por representantes de los trabajadores y del patrón) tiene la facultad y el encargo de vigilar, instrumentar y operar los sistemas y programas de capacitación que generan la información del DC-4.

Además, autentifican las constancias individuales (DC-3) que posteriormente se integran en la lista colectiva del DC-4.

¿Cuándo se debe presentar el DC4?

• Plazo ordinario: Las empresas deben realizar la presentación dentro de los 60 días hábiles posteriores a la conclusión de cada año de los planes y programas de capacitación, adiestramiento y productividad.
• Al finalizar el plan: También debe entregarse al término de la vigencia del plan, aun cuando no se haya cumplido un año completo.
• Periodicidad sugerida: Aunque la ley marca el plazo tras el cierre anual, se sugiere llevar un registro mensual ordenado para evitar rezagos y facilitar la emisión del acuse final.

Es conveniente recordar que los planes y programas de capacitación (DC-2) pueden tener una duración de hasta dos años. El DC-4 es el informe que "corta caja" para avisar a la autoridad lo que se ha avanzado en ese tiempo.

Ejemplo: Una empresa con un Plan de Capacitación de 18 meses

Imagina que tu empresa registró un plan que dura un año y seis meses (del 1 de enero de 2024 al 30 de junio de 2025).

1.- Plazo ordinario (al concluir el primer año):

Aunque tu plan todavía no termina, la ley te obliga a informar lo que hiciste en el primer bloque de 12 meses.

Fecha de corte: 31 de diciembre de 2024.

Trámite: Tienes 60 días hábiles a partir del 1 de enero de 2025 para presentar el DC-4 con los cursos impartidos en ese primer año.

2.- Al finalizar el plan (Aunque no sea un año completo):

Tu plan llega a su fin el 30 de junio de 2025. Solo pasaron 6 meses desde tu último reporte, por lo que no se cumplió otro año completo.

Fecha de corte: 30 de junio de 2025.

Trámite: La ley establece que debes presentar la lista de constancias al finalizar el mismo, aun cuando no se haya cumplido un año completo. Tienes 60 días hábiles a partir de esa fecha para reportar ese último tramo de capacitación.

Lo anterior tiene fundamento en:

Artículo 26. Las empresas deberán hacer del conocimiento de la Secretaría, para su registro y control, las listas de las constancias de competencias o de habilidades laborales, que contendrán la información de la capacitación o adiestramiento otorgado a los trabajadores como resultado de las acciones realizadas conforme al plan y programas de capacitación, adiestramiento y productividad, tomando en consideración lo siguiente:
I. Dentro de los sesenta días hábiles posteriores al término de cada año de los planes y programas de capacitación, adiestramiento y productividad y al finalizar el mismo, aun cuando no haya cumplido un año completo, las empresas deberán presentar la información correspondiente... [Fuente Diario Oficial de la Federación: https://www.dof.gob.mx/nota_detalle_popup.php?codigo=5302582]

¿Cuáles son los medios para presentar el DC4?

El método para cumplir con esta obligación depende del número de colaboradores:

1. Empresas con más de 50 trabajadores: Están obligadas a realizar el trámite exclusivamente de forma electrónica a través del portal SIRCE (Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial).

2. Empresas con hasta 50 trabajadores: Tienen la opción de elegir entre la presentación electrónica vía SIRCE o la entrega de forma impresa (formato físico) ante las Oficinas de Representación Federal del Trabajo que correspondan a su domicilio.

Es fundamental cumplir con estos tiempos, ya que el patrón que no presente estas listas ante la STPS para su registro y control puede hacerse acreedor a multas que oscilan entre 250 y 5000 veces la unidad de medida general (UMAS).

¿Cuál es la vigencia del DC4?​

El DC4 no tiene una vigencia como tal, ya que es un documento informativo cuyo propósito es notificar a la autoridad sobre capacitaciones ya realizadas, por lo que no tiene una "vigencia" o fecha de caducidad una vez que ha sido presentado y registrado.

Sin embargo, su validez legal y administrativa está estrechamente vinculada a los siguientes plazos:

• Plazos obligatorios de presentación: Las empresas deben presentar el DC-4 dentro de los 60 días hábiles posteriores a la conclusión de cada año de sus planes y programas de capacitación. También debe entregarse al finalizar la vigencia total del plan, incluso si el último periodo fue menor a un año.
• Registro permanente: Una vez que la lista es enviada a través del sistema SIRCE, la información se incorpora de manera definitiva al sistema de la STPS para fines de registro, control y estadística.

Naturaleza de los periodos de vigencia del DC4

El SIRCE y el formato DC-4 se utilizan para reportar eventos que ya sucedieron; es decir, información del pasado. Por esta razón, el sistema no permite registrar cursos con fechas futuras, ya que el documento sirve para acreditar capacitaciones que los trabajadores ya aprobaron.

DC4: ¿Cómo es este documento?

Este documento, conocido oficialmente como la Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales, contiene información como: Datos de la empresa (denominación o razón social, RFC y registro patronal ante el IMSS), el periodo de vigencia del plan de capacitación que se reporta (el cual no debe exceder los dos años) y el número de establecimientos que abarca la lista.

Así mismo, incluye el reporte del número de constancias expedidas, desglosado por el total de hombres y mujeres capacitados. El formato también integra apartados detallados con los datos de cada trabajador (nombre, CURP, ocupación y nivel de estudios), así como los datos específicos de la capacitación recibida, tales como el nombre del curso, su duración en horas, el área temática, la fecha de término y el número de registro del agente capacitador que la impartió.

En la siguiente imagen te compartimos el Anverso del DC4 para que lo conozcas y tengas una referencia del documento.

Diferencia entre DC3 y DC4

Esencialmente la diferencia entre estos documentos radica en su naturaleza y propósito, el DC-3 es un certificado individual para el trabajador, mientras que el DC-4 es un reporte administrativo que la empresa entrega a la autoridad labora.

• DC3 (Constancia de competencias o de habilidades laborales). Es el documento individual con el cual un trabajador acredita haber cursado y aprobado una capacitación específica dentro de la empresa.
• DC4 (Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales). Es un informe o aviso que el patrón envía a la STPS para notificar sobre todas las constancias (DC-3) que expidió a sus trabajadores durante un periodo determinado.

Resumen de diferencias

	Formato DC-3	Formato DC-4
¿Qué es?	Constancia individual de aprobación.	Informe colectivo de cumplimiento.
¿Quién lo recibe?	El trabajador capacitado.	La STPS.
Propósito	Acreditar conocimientos y habilidades de un trabajador.	Registro, control y estadística oficial de capacitaciones brindadas a los trabajadores de una empresa.
Plazo	20 días hábiles tras el curso.	60 días hábiles tras el año o fin del plan.

Documentación que debes tener lista para presentar el DC4 ante la STPS

Para presentar el Aviso de cumplimiento de constancias de competencia o habilidades laborales (Formato DC-4), la documentación adicional varía ligeramente dependiendo del tamaño de la empresa, aunque el proceso se ha simplificado recientemente para realizarse casi en su totalidad de forma electrónica a través del sistema SIRCE.

A continuación, se detalla la documentación e información que debe tener lista:

Documentación común para todas las empresas

Independientemente de su tamaño, toda empresa debe contar con:

• Copia de las constancias DC-3: El patrón debe conservar en sus registros internos (físicos o electrónicos) una copia de todas las constancias de competencias expedidas a los trabajadores durante el último año.
• Información escolar y académica: Es necesario tener registro del grado máximo de estudios terminados con reconocimiento de validez oficial de cada trabajador capacitado.
• Datos de certificación (opcional): Si el curso se basó en un Estándar de Competencia del CONOCER, se debe tener a la mano el nombre de la norma y la fecha de emisión del certificado.

Adicional se sugiere

• Plan y Programas de Capacitación (DC-2): Aunque no se entrega físicamente con el DC-4, la empresa debe tenerlo disponible bajo resguardo, pues la lista reportada debe ser resultado de las acciones realizadas conforme a dicho plan.

Requisitos adicionales para el registro en SIRCE

Dado que las empresas grandes (más de 50 trabajadores) están obligadas a usar el SIRCE, y las pequeñas pueden optar por él, deben preparar estos elementos digitales:

• Acreditación del Representante Legal: Para generar el usuario en el portal, se requiere el Poder Notarial, específicamente el número de la escritura donde se le designa como apoderado legal para actos de administración.
• Archivos de Logotipos y Firmas: Si desea que el sistema genere las constancias, debe tener archivos en formato JPG (220 x 110 píxeles) del logotipo de la empresa y las firmas de los responsables.
• Minuta de firmas digitales: Si se utilizan firmas escaneadas, la empresa debe conservar una minuta o acuerdo donde conste que los integrantes de la Comisión Mixta o el representante legal están de acuerdo con la digitalización de su firma y se especifiquen las medidas para garantizar su buen uso.

Diferencias específicas por tamaño de empresa

• Empresas grandes (más de 50 trabajadores):
  • Deben tener integrada y documentada la Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad (Formato DC-1).
  • Al presentar el DC-4, la información debe incluir obligatoriamente la firma del representante de los trabajadores ante dicha comisión.

• Empresas pequeñas (hasta 50 trabajadores):
  • No están obligadas a constituir la Comisión Mixta, por lo que en su información de DC-4 solo se requiere la firma del patrón o representante legal, omitiendo la del representante de los trabajadores.

Preguntas Frecuentes sobre el DC4

¿Qué significa el DC4?

El DC-4 significa oficialmente la Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales. Es el documento informativo a través del cual las empresas notifican a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) sobre la capacitación y adiestramiento que brindaron a sus trabajadores.

¿Para qué se usa el DC4?

Se usa para informar a la autoridad el total de trabajadores capacitados, los cursos impartidos y el total de constancias (DC-3) entregadas durante el último año del plan de capacitación.

¿Cómo obtener el DC4?

Para obtener el Acuse DC-4, que es el resultado del trámite de presentación de las listas de constancias, es necesario realizar un proceso de reporte de información ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Así mismo, el DC4 no se trata de un documento que se "tramita" para uno mismo, sino de una obligación informativa que cumple el patrón (empresa) para validar la capacitación de sus trabajadores.

¿Cómo puedo descargar el reporte DC-4?

Es importante destacar que el DC-4 es un reporte que genera la empresa para notificar a las autoridades sobre la capacitación brindada, en ese sentido, no es un documento que el trabajador descargue individualmente (el trabajador solo recibe el DC-3).

Si eres empresa y quieres enviar las listas de capacitación de tus colaboradores, aquí tienes opción para descargar la plantilla DC4.

¿Qué vigencia tiene un DC-4?

No tiene una "vigencia" o fecha de caducidad propia una vez que ha sido registrado ante la STPS. Su función es dar aviso a la autoridad sobre capacitaciones que ya se han impartido dentro de la empresa.

¿Qué es el certificado DC4?

El DC-4 no es propiamente un "certificado" que el trabajador conserva para su currículum, es un reporte administrativo e informativo que las empresas deben presentar obligatoriamente ante la STPS. Después de que las empresas entregan su reporte de listas de capacitación DC4, la STPS entrega un Acuse DC4 como constancia del cumplimiento por parte de la empresa.

Ejemplo práctico del DC4 para una empresa

Para entender el DC-4, es necesario visualizarlo como el paso final de un proceso legal obligatorio como empresa. No es un documento aislado, sino el reporte que "cierra" tus obligaciones anuales de capacitación ante la STPS.

Aquí tienes el contexto completo y un ejemplo práctico para guiarte en tu primer cumplimiento.

Etapa previa al cumplimiento del DC4

Para llegar al DC-4, tu empresa debió seguir estos pasos previos:

1. DC-1: Creaste una Comisión Mixta (si tienes más de 50 trabajadores).
2. DC-2: Elaboraste un Plan de Capacitación (lo que vas a enseñar en 1 o 2 años).
3. DC-3: Diste los cursos y entregaste a cada trabajador su "Constancia de Habilidades" (su diploma individual).
4. DC-4: Ahora le avisas al gobierno: "Aquí está el resumen de todos los diplomas que entregué en el año".

Ejemplo: Empresa "Textiles del Sur"

Situación: La empresa tiene 60 trabajadores. Su Plan de Capacitación (DC-2) inició el 1 de enero de 2024 y termina el 31 de diciembre de 2025 (vigencia de 2 años).

1. ¿Cuándo le toca presentar el DC-4?

• Primer reporte: Al terminar el primer año (31 de diciembre de 2024), tiene 60 días hábiles (aproximadamente hasta marzo de 2025) para informar lo avanzado.
• Segundo reporte: Al finalizar la vigencia del plan (31 de diciembre de 2025), tiene otros 60 días hábiles para el reporte final.

2. ¿Cómo lo presenta?

Al tener más de 50 trabajadores, "Textiles del Sur" está obligada a hacerlo por internet a través del sistema SIRCE. (Nota: Si tuviera 50 o menos, podría elegir entre internet o llevarlo impreso a la oficina de la STPS).

3. La captura de datos (lo que verás en el sistema):

Para generar el reporte, el encargado de Recursos Humanos entra al portal SIRCE y debe tener a la mano:

• Datos de la empresa: RFC y Registro Patronal.
• Datos de los trabajadores capacitados:
  • CURP de cada empleado.
  • Ocupación específica: (ejemplo: Clave 05.4 para textiles).
  • Nivel de estudios: (Saber si el trabajador tiene primaria, bachillerato o licenciatura).
• Datos de los cursos impartidos:
  • Nombre del curso (ejemplo: "Seguridad en Máquinas de Coser").
  • Duración en horas.
  • Área temática (ejemplo: 6000 para Seguridad).
  • Nombre del instructor o agente capacitador.

4. El resultado final: El Acuse

Una vez que el sistema marca un 100% de avance en la carga de datos, el encargado le da clic al icono de "Enviar". El sistema generará el Acuse DC-4, que es una hoja con un código de autenticidad que la empresa debe imprimir y guardar en su carpeta de evidencias.

¿Qué pasa si no lo haces?

Si la autoridad te hace una inspección y no tienes este reporte (o lo presentaste fuera de los 60 días), la empresa puede recibir multas que van desde 250 hasta 5,000 UMAS.

Analogía para entender mejor el DC4

Imagina que la STPS es un director de escuela. El DC-2 es tu calendario de materias. Los DC-3 son las boletas de calificaciones individuales que les das a los alumnos (trabajadores). El DC-4 es el Acta de fin de cursos que el director te obliga a entregarle al final del año para registrar oficialmente que todos tus alumnos aprobaron y que realmente hubo clases. Sin esa acta, para el director, tus alumnos nunca estudiaron.

Conclusión sobre el DC4 de la STPS

El DC-4 Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales no es solo un trámite burocrático, sino el mecanismo oficial de cierre que valida legalmente todo el esfuerzo de capacitación impartida a los trabajadores fue realizado por la empresa durante un periodo determinado.

Su función primordial es notificar a la autoridad cuántos trabajadores fueron capacitados y qué constancias (DC-3) se emitieron, permitiendo que la STPS los integre a su sistema.

Mantener el Acuse DC-4 actualizado es la mejor defensa de una empresa ante una inspección federal, ya que demuestra de forma efectiva que el patrón cumple con su responsabilidad constitucional de elevar la productividad y las habilidades de su personal.

El DC-4 ayuda a que la capacitación interna de una empresa se convierta en un cumplimiento oficial ante el Estado, garantizando que el desarrollo de los trabajadores quede registrado en la historia laboral de México.